Tag Archives: Avoimuus

HELPn avoimuusohjelma 2017-2018

Edustajistoryhmä HELP:n ohjelma Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan toiminnan ja päätöksenteon avaamiseksi kaudella 2017–2018 toimenpide-ehdotuksineen

TAUSTA

Sekä HYY:n että HY:n päätöksenteon avoimuuden ja vuorovaikutuksellisuuden lisääminen oli Edustajistoryhmä HELP:n keskeinen vaalitavoite edustajistovaaleissa 2016. HELP:issä on jo kauan koettu, että HYY:n päätöksenteon avoimuus ylioppilaskunnan jäsenelle on puutteellista ja tilannetta voitaisiin parantaa. HYYssä tunnutaan välillä ajattelevan, että on riittävää, jos tieto on julkista eli ei-salaista, mutta HELPissä haluaisimme tosiasiallista avoimuutta lisää.

TARKOITUS

Tämän ohjelman tavoitteena on antaa suuntaviivoja avoimuuden parantamiseksi ylioppilaskunnassa tulevalla edustajistokaudella sekä tuoda näitä asioita käytäntöön myös pidemmällä aikavälillä tarkasteltuna. Tarkoituksena on tarjota konkreettisia ehdotuksia avoimuuden parantamiseksi sekä herättää aiheesta keskustelua ylioppilaskunnan jäsenistön parissa. Toivomme, että ohjelma herättää myös uusia avauksia ja ideoita avoimuuden ja paremman päätöksentekokulttuurin luomiseksi.

TOIMENPITEET

1. Kaikille julkinen ajantasainen kokouskalenteri

HELP ehdottaa, että HYY eli käytännössä HYY:n keskustoimisto alkaisi pitää ylioppilaskunnan nettisivuilla yllä omaa sivuaan ajantasaiselle kokouskalenterille, johon merkittäisiin kronologisesti niin edustajiston, valmisteluvaliokunnan, talousjohtokunnan, työryhmien kuin HYY:n hallituksen kokoukset sekä lyhyt asialista näistä. Listaan olisi hyvä saada kaikkien mahdollisten päätöksentekoelinten kokoukset. Kokouksen jälkeen sivulle päivittyisi saman tien pöytäkirja liitteineen. Mikäli jokin pöytäkirjan liitteistä on merkitty salaiseksi eikä sitä julkaista, ilmoitetaan sitä koskevassa pöytäkirjan asiakohdassa syy salassapitoon (liikesalaisuudet ja henkilötiedot).

Näin jäsenistö voisi seurata yhdeltä sivulta koko HYY:n organisaation päätöksentekomenettelyn aikataulua ja päätettäviä asioita. Tämä loisi jäsenistölle paremman yleiskuvan HYY:n tosiasiallisesta toiminnasta sekä lisäisi avoimuutta, jos jäsen haluaa esimerkiksi seurata yksittäisen päätöksentekoasian etenemistä.

2. Kaikki kokoukset avoimiksi jäsenistölle

HELP ehdottaa lähtökohdaksi HYY:n toiminnassa sitä, että kaikki virallisten päätöksentekoelinten kokoukset olisivat avoimia koko jäsenistölle. Tässä tulee tietysti huomioida se, että mikäli kokouksessa käsitellään luottamuksellisia asioita, esimerkiksi henkilöstöasioita, tästä täytyy poiketa. Kokouksen avoimuus/suljettuus merkittäisiin selkeästi kohdassa 1. mainittuun kokouskalenteriin. Kokouksen avoimuus jäsenistölle ei tarkoita sitä, että heillä olisi itsestäänselvästi puhe- tai äänivaltaa kokouksessa, sillä demokratian vaatimukset tulee myös huomioida esimerkiksi edustajistotoimintaan liittyvissä päätöksentekoelimissä.

3. Hankinnoissa sidonnaisuudet julkisiksi

HELP esittää, että toimintatalouden hankinnoissa kiinnitettäisiin nykyistä enemmän huomiota mahdollisiin sidonnaisuuksiin. Tämä paitsi opettaisi HYY:n toimijoille läpinäkyvämpää päätöksentekoa myös lisäisi HYYn uskottavuutta. Tehtäessä hankintaa pitäisi aina tarkastella, onko tuottajalla kenties sidoksia esimerkiksi HYYn päättäjiin ja millä perustein tuottaja valitaan. Mikäli palvelun tai tavaran toimittajaksi valitaan lähivuosina tai hankintahetkellä HYY:n päätöksenteossa aktiivinen henkilö, pitäisi tästä antaa erikseen tieto edustajistolle.

4. Tieto toimielinten jäsenistä ajantasaisesti ja julkisesti saataville

Sellaisten HYY:n työryhmien ja toimielinten, joissa on pysyviä jäseniä, esim. edustajiston puheenjohtajisto tai valmisteluvaliokunta, kokoonpano tulee ilmoittaa HYY:n nettisivuilla kootusti sekä ajantasaisesti. Jäsenten pitää vaivattomasti pystyä näkemään, kuka päättää paitsi edustajistossa myös valmistelevissa ja muissa toimielimissä.

5. Asiakirjat julkisiksi

Kaikki mahdolliset esityslistat, pöytäkirjat ja jopa valmisteluaineisto tulisi olla helposti saatavilla HYY:n nettisivuilla. Tällä hetkellä näiden saaminen on haastavaa eikä rivijäsen tiedä, mikä on julkista ja mikä ei. Esityslista ja pöytäkirjat voisivat päivittyä esim. kokouskalenterin yhteyteen. Tällä hetkellä suurimman tietomäärän saavat edustajistoryhmien puheenjohtajat, mutta HYY:ssä voitaisiin miettiä, tulisiko tämä tietoa jakaa laajemmin. Tietojen välittäminen sähköpostilistoilla ei välttämättä ole nykyisin se tehokkain keino, vaan esimerkiksi sähköinen asiakirja-arkisto voisi olla harkitsemisen arvoinen.

6. Osallistava linjapaperien valmistelu

Jo kaudella 2014–2016 joitakin linjapapereita valmisteltiin osallistavasti eli avoimessa työryhmässä. Tällainen toiminta on hyvää ja kannatettavaa. Opiskelijoidemme ideat ja älylliset resurssit tulee ottaa täysimittaisesti käyttöön.

HELP:n näkemyksen mukaan HYY:n tulisi muutoinkin keskittyä vahvemmin aktivoimaan jäseniään olemaan mukana valmistelua. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi sillä, että jäsenet pääsevät vapaasti arvioimaan ja kommentoimaan mm. hallituksen strategiaa ja linjavetoja. Lisäksi ponsi-järjestelmää voisi kehittää entisestään ja tehdä se kaikille jäsenille tunnetuksi ja ymmärretyksi.

Osallistaminen hyödyntää HYY-organisaatiota ainakin kahdella tasolla. Ensimmäinen seikka on perspektiivin laajentaminen: HYY:n hallinto ei yksinään pysty millään huomioimaan kaikkia opiskelijoitaan painavia seikkoja. Ikävä kyllä se ei myöskään pääse yksittäisen opiskelijan pään sisälle tätä selvittämään. Esimerkiksi kv-opiskelijoilla saattaa hyvinkin olla edustajistosta poikkeavat käsitykset siitä mitä haasteita integraatioon liittyy ja miten niitä tulisi ratkaista. Toisaalta jotkut opiskelijaryhmittymät saattavat kokonaan unohtua HYY:n päätöksenteossa.

Toiseksi jäsenten mahdollisuudet tulla kuulluksi HYY:n päätöksenteossa toisivat myös kaivattua legitimiteettiä ylioppilaskunnan tekemille päätöksille. Edes sähköinen äänestäminen ei tuottanut odotettua äänestysintoa, vaan edustajisto puskee päätöksiään varmalla, ~31 % mandaatillaan. HELP antaa arvoa sille, että yksittäinen opiskelija tuntisi tulevansa kuulluksi tietäen ainakin jonkun HYY-koneistossa lukeneen hänen näkemyksensä.
7. Kaavio päätöksentekoprosessista avoimesti saataville HYY:n nettisivuille

Missä järjestyksessä asioita HYY:ssä käsitellään? Tämä tieto on päätöksenteon ymmärtämisen kannalta aivan olennainen. HELP ehdottaakin, että jäsenistölle avoimuuden ja selvyyden nimissä laaditaan graafinen kaavio, josta käy ilmi esimerkiksi HYY:n budjetin ja tavoiteohjelman laatimisen prosessikaavio.

8. Avoimuuden lisääminen HYY:n hallitusneuvotteluihin

Useissa muissa ylioppilaskunnissa hallituksen valintaan liittyvät prosessit ovat julkisempia ja hallitustyrkkyjen nimet ja osassa tapauksista myös hakemukset ovat koko jäsenistön saatavilla ylioppilaskunnan nettisivuilla. Esitämme, että myös HYY:ssä aletaan tarkastella hallituksen valintaan liittyvää menettelyä uudestaan tavoitteena luoda sellainen malli, missä tieto ehdokkaista, neuvotteluiden kulusta ja lopputuloksesta on helposti koko ylioppilaskunnan jäsenistön saatavilla reaaliaikaisesti. Pohdintaan voidaan tuoda myös se, onko nykyinen neuvottelumalli ylipäätään parhain tapa valita hallitus.

UUVAHTANUT AVOIMUUS – KUINKA SITOUTUMATTOMUUS KATOSI VIIDESSÄ PÄIVÄSSÄ

UUVAHTANUT AVOIMUUS – KUINKA SITOUTUMATTOMUUS KATOSI VIIDESSÄ PÄIVÄSSÄ

HYY:n edustajistovaalien jälkeen alkoivat hallitusneuvottelut maanantaina 7.11.2016. Yleensä minimissään kahdesta vuorokaudesta viiteen vuorokauteen kestävät neuvottelut saatiin yllättäen päätökseen tänä vuonna vain muutaman tunnin neuvottelemisella.

Hallitusneuvottelut alkoivat viime vuoden tapaan avoimella aloituksella. Ideana on, että hallitusneuvotteluissa tapahtunutta suhmurointia haluttiin vähentää. Käytännössä hallitukseen ehdolla olevat jäsenet ja puheenjohtajat esittäytyivät tilaisuudessa. Lopuksi ryhmien päävastuussa olevat hallitusneuvottelijat esittäytyivät ja heidän tuli esitellä myös ryhmänsä tavoitteet. Hallitusneuvottelijoiden pääsanomana oli erityisesti neuvotteluiden avoimuus. Erityisesti osakunnat ja HYAL korostivat sitä, että he neuvottelevat kaikkien kanssa ja tulevat avoimin mielen hallitusneuvotteluihin. Omia tavoitteitaan ryhmät eivät juurikaan HELPiä lukuunottamatta kertoneet.

Muutaman tunnin päästä avoimuus oli kuitenkin täysin unohtunut. HYAL ilmoitti neuvotteluiden loppuneen, ennen kuin useat ryhmät olivat edes ehtineet aloittaa neuvotteluja keskenään. Tämä oli melkoinen yllätys sen jälkeen, kun ensin oltiin juhlavasti puhuttu siitä, että kaikki ryhmät ovat avoimesti neuvottelemassa kaikkien kanssa. Lisäksi neuvotteluiden tulos syntyi ennätyksellisen nopeasti parissa tunnissa, mikä on hyvin erikoista. Jostain syystä neuvottelutulosta ei myöskään ole kehdattu ilmoittaa edes vuorokausi neuvotteluiden loppumisen jälkeen, ilmeisesti epäilyttävän nopean etenemisen takia. Muille edustajistoryhmille kerrottiin neuvottelutuloksen olevan valmis, mutta virallinen ilmoitus asiasta puuttuu edelleen. Hallituksen muodostavat saamamme tiedon mukaan HYAL, Maailmanpyörä, Osakuntalainen Unioni sekä OSY.

Ulospäin tällainen neuvottelu luonnollisestikin näyttää aika omituiselta. Sitvasin hallitusehdokas esittelypuheessaan alleviivasi hyvän hallinnon merkitystä HYY:n toiminnassa. Hyvään hallintoon liittyy keskeisesti se, että hallinto näyttää myös ulospäin hyvältä ja korruptoimattomalta. Täytyykin mainita, että tulevan hallituksen toiminta ei näytä todellakaan alkavan hyvän hallinnon vaatimalla tavalla.

Erikoinen piirre näissä neuvotteluissa on ollut puoluepoliittisen sitoutumattomuuden hämärtyminen. Molemmat HYALin pääneuvottelijat ovat kytköksissä puolueisiin, joiden ideologiaan sitoutuneet edustajistoryhmät valittiin HYY:n hallitukseen. Ennen vaaleja oli kova huutelu sitoutumattomuuden iloista, mutta tämä periaate näköjään unohtui viidessä päivässä. Ehdotammekin HELPissä, että jatkossa hallitusneuvotteluiden kick-offissa sitoutumattomien neuvottelijoiden täytyy kertoa suoraan sitoumuksensa puoluepolitiikkaan sekä kaikkien neuvottelijoiden erityisen läheiset sitoumuksensa muihin edustajistoryhmiin, mikäli niitä on. Kaikkien ryhmien on mahdollista valita neuvottelijansa myös niin, että heillä ei ole merkittäviä sitoumuksia. Asiallinen ja siltä vaikuttava hallitusneuvottelu on tärkeä asia HYY:n uskottavuuden kannalta.

 

 

8.11.2016

Edustajistoryhmä HELP