Elämää edustajistossa / Livet i delegationen

PÅ SVENSKA SE NEDAN

Tässä tärkeimmät päätökset kuluneen alkuvuoden 2021 HYYn edustajiston kokouksista!

 

HYYE 1/21 28.1.

Omistajastrategian hyväksyminen: Ylvan toimintaa ohjaava Omstra koki suurimman päivityksensä sitten vuoden 2014. Ylvan hallintoneuvosto, työvaliokunta ja muut osallistetut tahot työstivät päivitystä ahkerasti läpi viime syksyn, ja lopputuloksena on selkeämmän vision ja mission dokumentti. Oleellisia muutoksia omstrassa ovat selkeämpi linkitys HYYn arvoihin ja myös KTS:ään, hallinto-ohjesäännön vaatimusten parempi huomiointi sekä vastuullisuusnäkökulman ajantasaistaminen ja korostaminen. Liiketoiminta-alueessa huomioidaan paremmin vastuullisuuden lisäksi suurhankkeet, likviditeettiä painottava sijoitusliiketoiminta sekä matkailu- ja ravintolatoiminta hostellitoiminnan loputtua. Omistajalle tärkeä kirjaus on voitonjaon perustana jatkossa toimiva operatiivinen kassavirta toteutuneen nettotuloksen sijaan, ja myös omavaraisuusasteen toimenpiteitä tarkennettiin. Kiitos omstran päivityksessä mukana olleille!

Linjapaperin lähetekeskustelu: Vuonna 2017 lukuisista linjaavista dokumenteista koostettu lipa pääsee tänä vuonna päivitykseen. Päivitysprosessissa HYYn toimintaa ja poliittisia linjoja suuntaavaa dokumenttia tullaan todennäköisesti työstämään ryhmien ja asiantuntijoiden kommenttien lisäksi erillisessä valmistelutyöryhmässä. Lähetekeskustelussa ryhmät saivat ilmaista mielipiteensä niin linjapaperin sisällöstä kuin toiveista päivitysprosessia koskien. Monissa puheenvuoroissa korostui jäsenistön ja erityisesti edustajiston osallistamisen tärkeys, sekä valmistelutyöryhmän sisäiset äänestykset jouduttamaan edustuksellista päätöksentekoa. Lipan eri osiin keskittyvien sektorien työn on määrä alkaa helmikuussa, jonka jälkeen valmistelutyöryhmä kokoaa kaiken yhteen ja lipa lähtee kesän ajaksi ryhmille kommenttikierrokselle. Kommenttien läpikäyynin ja syksyn asiantuntijatyöstön jälkeen hallituksen muodostama pohja esitellään ryhmille, ja edustajiston on määrä päättää lipasta lokakuun edarissa. Lipa tulee siis olemaan yksi tämän vuoden tärkeimmistä edariasioista! 

 

HYYE 2/21 25.2.

Toimintasuunnitelman esittely: HYY:n hallitus esitteli edarille ylioppilaskunnan tulevan vuoden toiminnan konkretisointiin ja toteutustapoihin pureutuva suunnitelman. Toimintasuunnitelman osiot ovat Opiskelijoiden puolesta myös poikkeusaikana, Mielenterveys etusijalle, Merkityksellinen ja yhdenvertainen jäsenyys, Vapaaehtoiset yhteisön rakentajina sekä Jatkuvasti parempi työyhteisö. Poikkeusajan edunvalvonta painottuu opetuksen saavutettavuuteen ja opintojen joustavuuteen korona-aikana sekä sen jälkeen, esimerkiksi edistämällä luentotallenteiden laajamittaista käyttöönottoa ja huolehtimalla kurssien työmäärän sopivuudesta etäopiskeluun. Edunvalvonta liittyy myös burnout-kulttuurista siirtymistä kohti hyvinvoivaa opiskelijayhteisöä, myös kuntavaalien yhteydessä tehtävällä vaikuttamisella. Jaksamiseen ja kiittämiseen kiinnitetään huomiota niin järjestötoimijoiden kuin henkilöstönkin suuntaan. Jäsenyyteen liittyen on tuloillaan kaksi laajempaa kyselyä, joiden pohjalta jäsenpalveluja pyritään parantamaan, ja HYY:n palveluista saavutettava viestiminen nousi myös keskeiseksi toimenpiteeksi.

KTS:n hyväksyminen: Vuosia 2021-2024 koskeva Keskipitkän aikavälin taloussuunnitelma saatiin hyväksyttyä illan päätteeksi monipuolisen ja rakentavan keskustelun jälkeen. Pinnalla puheenvuoroissa olivat muun muassa ylioppilaskunnan työn ja henkilöstön suhde, tilojen käyttö ja esteettömyys, Ylioppilaslehti sekä jäsenyyden tulevaisuus ja palvelutarjonnan kustannustehokas kehittäminen. Tärkeimmät KTS:n päivitykset liittyvätkin keskustoimiston työtä ja henkilöstöresursseja koskevaan selvitykseen, järjestötilojen laajentamiseen Viikin kampukselle tilajakoon 2023 mennessä, Uuden Ylioppilastalon hissiprojektin edistämiseen, fyysisen opiskelijakortin tulevaisuuden varmistamiseen sekä ylioppilaskunnan historiikin 7. osan valmisteluun. Lisäksi dokumentin loppuun kirjattiin, että ”[y]lioppilaskunnan budjettia aletaan tarkastelemaan kriittisesti sen varalta, että automaatiojäsenyys poistuu ennen vuotta 2025”. Tärkeä talousvaikutus on myös edelleen KTS:ssa mukana olevalla Jäsenmaksuton HYY 2025 -tavoitteella ja Ylvan tuloutuksen nostolla tätä varten. 

 

HYYE 3/21 25.3.

Hyväksyttiin paljon edellisen toimintavuoden asioita: Merkittiin tiedoksi ylioppilaskunnan vuoden 2020 toimintakertomus ja talouskertomus. Käsiteltiin hyväksytysti hallintoneuvoston lausunto Ylvan tilinpäätöksestä, konsernipäätöksestä sekä hallituksen ja toimitusjohtajan vastuuvapauksista vuodelta 2020. Vahvistettiin vuoden 2020 ylioppilaskunnan tilinpäätös sekä kiinteistötalouden tilinpäätös, ja myönnettiin vastuuvapaudet vuoden 2020 ylioppilaskunnan hallitukselle ja muille tilivelvollisille. 

Käytiin lähetekeskustelu hallinto-ohjesäännön päivityksestä. Uutena kohtana ohjesääntöön kirjattaneen Edari-PJ:n asema, jotta tämän vielä epävirallisen toimielimen rooli selkeytyisi. Lisäksi haluttaisiin luopua VVK:n henkilökohtaisten varajäsenten nimeämisestä. Sähköisestä kokoustamisesta luodaan säännökset vastaamaan nykytilaa. Myös Ylvan osalta kirjauksia päivitetään ajantasaisiksi. Pääsihteerin toimeenkuvasta nousi eniten keskustelua, eli halutaanko työsuhteen olevan jatkossakin määräaikainen vai vakituinen, kuten useimmissa ylioppilaskunnissa. Monet ryhmät olivat vakinaistamisen puolesta, toisin kuin HELP, mutta tästä keskusteltaneen vielä prosessin aikana. Muutosten tarkka valmistelu tapahtuu kevään aikana, ja uudistettu hallinto-ohjesääntö tulee edustajiston päätettäväksi seuraavaan edariin.

Päätettävänä ollut lisätalousarvio pöydättiin, sillä Domus Gaudeumin yllätyksellisistä avainjärjestelmän uudistamisen kuluista vaadittiin tarkennettua selvitystä edustajiston tarkasteltavaksi. Lisätalousarviossa mukana ovat myös lisääntyneeseen tulkkaustarpeeseen, sähköisen vaalijärjestelmän uudistamiseen sekä Alina-salin valaistuksen uusimiseen ja Kattosauna Sivistyksen pintaremonttiin varatut summat.

Lisäksi kyselytunnilla hallitukselta tiedusteltiin ylioppilaskunnan tilannetta suhteessa SYL:in jäsenaloitteeseen Frankista irtautumisesta. Hyyssä kartoitetaan opiskelijakorttitilannetta myöhemmin keväällä, mutta vielä ei virallisia prosesseja ole käynnissä. SYLissä puolestaan kartoitetaan uusia omistajia Frankille ja koitetaan hoitaa omia omistuksia tasapainoisesti.

//

HYYE 1/21 28.1.

Godkännande av ägarstrategin: Omstra (ägarstrategin) som styr ylvas verksamhet har genomgått sin största uppdatering sedan 2014. Ylvas förvaltningsråd, arbetsutskottet och andra delaktiga parter arbetade flitigt med uppdateringsarbetet i höstas och slutresultatet blev en klarare vision och ett tydligare dokument. Relevanta förändringar i Omstra är en klarare länk till HUS värderingar och HUS ekonomiplan på medellång, större beaktande av förvaltningsreglementets krav, samt uppdateringen och framhävningen av hållbaretsfrågor. I området för affärsverksamheten beaktas förutom hållbarhetsfrågor även storprojekten, placeringsverksamhet som betonar likviditet, samt turism- och restaurangverksamheten då hostelverksamheten upphört. En för ägaren viktig punkt är att grunden för vinstutdelning i fortsättningen är det operativa kassaflödet istället för nettoresultatet. Även självförsörjningsgraden preciserades. Tack till alla som varit med i uppdateringsarbetet!

Remissdebatt om linjepappret: År 2017 sammanställdes linjepappret utgående från ett flertal styrdokument och i år är det dags för uppdatering. Inom uppdateringsprocessen kommer dokumentet som styr HUS verksamhet och politiska linjedragningar antagligen att tillhandahållas av en separat beredningsgrupp i tillskott till gruppernas och sakkunnigas utlåtanden. Under remissdebatten fick grupperna yttra sina åsikter både om själva linjepapprets innehåll och om önskemål gällande uppdateringsprocessen. I många anföranden betonades vikten av att involvera medlemmarna och speciellt delegationen, samt beredningsgruppens möjlighet att rösta internt för att försnabba representativa beslutsfattandet. Arbetet i de olika sektorerna som ansvarar för vissa delar av linjepappret ska börja i februari, varefter beredningsgruppen sammanställer helheten som sedan skickas på kommentarsrunda till grupperna över sommaren. Efter att kommentarerna gåtts igenom och sakkunigarbetet är klart presenteras förslaget, som styrelsen utarbetat, till grupperna. Delegationen ska enligt tidtabellen fatta beslut om linjepappret under delegationsmötet i oktober. Linjepappret kommer alltså att vara ett av de viktigaste ärendena i delegationen i år!

 

HYYE 2/21 25.2.

Presentation av verksamhetsplanen: HUS:s styrelse presenterade en plan för konkretiseringen och genomförandet av studentkårens verksamhet för det kommande året. Kapitlen i verksamhetssplanen är: för studenternas rääven under undantagstiden, mental hälsa som prioritet, ett meningsfullt och jämlikt medlemskap, frivilliga som gemenskapsbyggare, och en alltjämt bättre arbetsgemensakp. Intressebevakningen i undantagstider fokuserar på tillgängligheten till undervisning och flexibiliteten i studierna under och efter Korona-perioden, till exempel genom att främja en storskalig introduktion av föreläsningsinspelningar och se till att kursernas arbetsbelastning är lämplig för distansundervisning. Intressebevakningen berör också övergången från en burnout-kultur till en välmående studentgemenskap, bland annat genom påverkningsarbete som görs i samband med kommunalvalet. Uppmärksamhet ägnas åt orkande och åt att tacka både föreningsaktiva och personalen. Gällande medlemskapet förbereds två bredare undersökningar, utifrån vilka målet är att förbättra medlemstjänsterna. Kommunikationen om och som fås av HUS:s tjänster blev också en nyckelåtgärd.

Godkännande av ekonomiplanen på medellång sikt: Ekonomiplanen på meddellång sikt, som berör åren 2021 – 2024, godkändes efter mångsidig och konstruktiv diskussion. teman i de anföranden som hölls var bland annat förhållandet mellan stdentkårens arbete och antalet anställda, användningen av utrymmen och tillgänglighet, Studentbladet, samt medlemskapets framtid och en kostnadseffektiv utveckling av tänstutbudet. De viktigaste uppdateringarna i ekonomiplanen gäller utredningen om centralkansliets arbete och personalresurser, utvidgandet av föreningsutrymmen vid campuset i Vik tills fördelningen 2023, befrämjandet av nya studenthusets hissprojekt, försäkrandet av det fysiska studiekortets framtid, samt förberedandet av 7. delen av studentkårens historik. Utöver detta skervs följande in i slutet av dokumentet: “”Studentkårens budget kommer att granskas kritiskt i fall av att obligatoriska medlemskapet upphör före 2025”. En viktig ekonomisk verkan har likaså “Ett avgiftsfritt HUS 2025 -målet och ökade utdelnigar ur Ylva för detta ändamål, som fortfarande finns med i ekonomiplanen på medellång sikt. 

 

HYYE 3/21 25.3.

Många ärenden som gäller föregående verksamhetsår godkändes: Studentkårens årsberättelse och ekonomiberättelsen för verksamhetsåret 2020 presenterades och godkändes. Ylvas förvaltningsråds utlåtande om det fastställda bokslutet och koncernbokslutet för Ylva, samt ansvarsfriheten som beviljats Ylvas styrelse och VD behandlades. Studentkårens bokslut för verksamhetsåret 2020 godkändes och styrelsen 2020 beviljades ansvarsfrihet.

En remissdebatt om uppdateringen av förvaltningsreglementet:  Som ny punkt i reglementet kommer antagligen att införas Edari-PJ:s (inofficiellt organ som består av delegationsgruppernas ordförande och vice ordföranden) ställning för att klargöra organets roll. Ytterligare önskar delegationen frångå från att utnämna personliga suppleanter för medlemmarna i beredningsutskottet. Bestämmelser om distansmöten skrivs in i reglementet för att möta dagens behov. Gällande Ylva uppdateras innehållet att motsvara nuläget. Mest diskussion väckte generalsekreterarens uppgiftsbeskrivning, dvs. om anställningen ska göras på viss tid eller tills vidare som i de flesta studentkårer. Många grupper stödde förslaget att övergå till avtal tills vidare, i motsats till HELP, men diskussionen om detta kommer högst antagligen att fortsätta under uppdateringsprocessens gång. Den detaljerade förberedningen av ändringarna äger rum under våren och det uppdaterade förvaltningsreglementet kommer till behandling på följande delemöte.

Tilläggsbudgetförslaget som skulle beslutas om bordlades eftersom en utförligare utredning om de oförväntade extra kostnader som uppdateringen av Domus Gaudeums nyckelsystem medfört krävdes av delegationen. I tilläggsbudgetförslaget ingår också de medel som reserverats för utförligare tolkningstjänster, förnyandet av elektroniska röstningssystemet samt uppdateringen av Alina-salens belysning och Takbastu Sivistys renovering.

Under frågetimmen frågades styrelsen om studentkårens läge gällande Finlands studentkårers förbunds medlemsförslag om att lösgöra sig från Frank. Inom HUS kartläggs studiekortsärenden senare i vår, men ingen officiell process har inletts. I Finlands studentkårers förbund kartlägger man däremot nya ägare för Frank och försöker förvalta de egna innehaven balanserat.