Edustajistoryhmä HELP:n ohjelma Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan toiminnan ja päätöksenteon avaamiseksi kaudella 2017–2018 toimenpide-ehdotuksineen

TAUSTA

Sekä HYY:n että HY:n päätöksenteon avoimuuden ja vuorovaikutuksellisuuden lisääminen oli Edustajistoryhmä HELP:n keskeinen vaalitavoite edustajistovaaleissa 2016. HELP:issä on jo kauan koettu, että HYY:n päätöksenteon avoimuus ylioppilaskunnan jäsenelle on puutteellista ja tilannetta voitaisiin parantaa. HYYssä tunnutaan välillä ajattelevan, että on riittävää, jos tieto on julkista eli ei-salaista, mutta HELPissä haluaisimme tosiasiallista avoimuutta lisää.

TARKOITUS

Tämän ohjelman tavoitteena on antaa suuntaviivoja avoimuuden parantamiseksi ylioppilaskunnassa tulevalla edustajistokaudella sekä tuoda näitä asioita käytäntöön myös pidemmällä aikavälillä tarkasteltuna. Tarkoituksena on tarjota konkreettisia ehdotuksia avoimuuden parantamiseksi sekä herättää aiheesta keskustelua ylioppilaskunnan jäsenistön parissa. Toivomme, että ohjelma herättää myös uusia avauksia ja ideoita avoimuuden ja paremman päätöksentekokulttuurin luomiseksi.

TOIMENPITEET

1. Kaikille julkinen ajantasainen kokouskalenteri

HELP ehdottaa, että HYY eli käytännössä HYY:n keskustoimisto alkaisi pitää ylioppilaskunnan nettisivuilla yllä omaa sivuaan ajantasaiselle kokouskalenterille, johon merkittäisiin kronologisesti niin edustajiston, valmisteluvaliokunnan, talousjohtokunnan, työryhmien kuin HYY:n hallituksen kokoukset sekä lyhyt asialista näistä. Listaan olisi hyvä saada kaikkien mahdollisten päätöksentekoelinten kokoukset. Kokouksen jälkeen sivulle päivittyisi saman tien pöytäkirja liitteineen. Mikäli jokin pöytäkirjan liitteistä on merkitty salaiseksi eikä sitä julkaista, ilmoitetaan sitä koskevassa pöytäkirjan asiakohdassa syy salassapitoon (liikesalaisuudet ja henkilötiedot).

Näin jäsenistö voisi seurata yhdeltä sivulta koko HYY:n organisaation päätöksentekomenettelyn aikataulua ja päätettäviä asioita. Tämä loisi jäsenistölle paremman yleiskuvan HYY:n tosiasiallisesta toiminnasta sekä lisäisi avoimuutta, jos jäsen haluaa esimerkiksi seurata yksittäisen päätöksentekoasian etenemistä.

2. Kaikki kokoukset avoimiksi jäsenistölle

HELP ehdottaa lähtökohdaksi HYY:n toiminnassa sitä, että kaikki virallisten päätöksentekoelinten kokoukset olisivat avoimia koko jäsenistölle. Tässä tulee tietysti huomioida se, että mikäli kokouksessa käsitellään luottamuksellisia asioita, esimerkiksi henkilöstöasioita, tästä täytyy poiketa. Kokouksen avoimuus/suljettuus merkittäisiin selkeästi kohdassa 1. mainittuun kokouskalenteriin. Kokouksen avoimuus jäsenistölle ei tarkoita sitä, että heillä olisi itsestäänselvästi puhe- tai äänivaltaa kokouksessa, sillä demokratian vaatimukset tulee myös huomioida esimerkiksi edustajistotoimintaan liittyvissä päätöksentekoelimissä.

3. Hankinnoissa sidonnaisuudet julkisiksi

HELP esittää, että toimintatalouden hankinnoissa kiinnitettäisiin nykyistä enemmän huomiota mahdollisiin sidonnaisuuksiin. Tämä paitsi opettaisi HYY:n toimijoille läpinäkyvämpää päätöksentekoa myös lisäisi HYYn uskottavuutta. Tehtäessä hankintaa pitäisi aina tarkastella, onko tuottajalla kenties sidoksia esimerkiksi HYYn päättäjiin ja millä perustein tuottaja valitaan. Mikäli palvelun tai tavaran toimittajaksi valitaan lähivuosina tai hankintahetkellä HYY:n päätöksenteossa aktiivinen henkilö, pitäisi tästä antaa erikseen tieto edustajistolle.

4. Tieto toimielinten jäsenistä ajantasaisesti ja julkisesti saataville

Sellaisten HYY:n työryhmien ja toimielinten, joissa on pysyviä jäseniä, esim. edustajiston puheenjohtajisto tai valmisteluvaliokunta, kokoonpano tulee ilmoittaa HYY:n nettisivuilla kootusti sekä ajantasaisesti. Jäsenten pitää vaivattomasti pystyä näkemään, kuka päättää paitsi edustajistossa myös valmistelevissa ja muissa toimielimissä.

5. Asiakirjat julkisiksi

Kaikki mahdolliset esityslistat, pöytäkirjat ja jopa valmisteluaineisto tulisi olla helposti saatavilla HYY:n nettisivuilla. Tällä hetkellä näiden saaminen on haastavaa eikä rivijäsen tiedä, mikä on julkista ja mikä ei. Esityslista ja pöytäkirjat voisivat päivittyä esim. kokouskalenterin yhteyteen. Tällä hetkellä suurimman tietomäärän saavat edustajistoryhmien puheenjohtajat, mutta HYY:ssä voitaisiin miettiä, tulisiko tämä tietoa jakaa laajemmin. Tietojen välittäminen sähköpostilistoilla ei välttämättä ole nykyisin se tehokkain keino, vaan esimerkiksi sähköinen asiakirja-arkisto voisi olla harkitsemisen arvoinen.

6. Osallistava linjapaperien valmistelu

Jo kaudella 2014–2016 joitakin linjapapereita valmisteltiin osallistavasti eli avoimessa työryhmässä. Tällainen toiminta on hyvää ja kannatettavaa. Opiskelijoidemme ideat ja älylliset resurssit tulee ottaa täysimittaisesti käyttöön.

HELP:n näkemyksen mukaan HYY:n tulisi muutoinkin keskittyä vahvemmin aktivoimaan jäseniään olemaan mukana valmistelua. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi sillä, että jäsenet pääsevät vapaasti arvioimaan ja kommentoimaan mm. hallituksen strategiaa ja linjavetoja. Lisäksi ponsi-järjestelmää voisi kehittää entisestään ja tehdä se kaikille jäsenille tunnetuksi ja ymmärretyksi.

Osallistaminen hyödyntää HYY-organisaatiota ainakin kahdella tasolla. Ensimmäinen seikka on perspektiivin laajentaminen: HYY:n hallinto ei yksinään pysty millään huomioimaan kaikkia opiskelijoitaan painavia seikkoja. Ikävä kyllä se ei myöskään pääse yksittäisen opiskelijan pään sisälle tätä selvittämään. Esimerkiksi kv-opiskelijoilla saattaa hyvinkin olla edustajistosta poikkeavat käsitykset siitä mitä haasteita integraatioon liittyy ja miten niitä tulisi ratkaista. Toisaalta jotkut opiskelijaryhmittymät saattavat kokonaan unohtua HYY:n päätöksenteossa.

Toiseksi jäsenten mahdollisuudet tulla kuulluksi HYY:n päätöksenteossa toisivat myös kaivattua legitimiteettiä ylioppilaskunnan tekemille päätöksille. Edes sähköinen äänestäminen ei tuottanut odotettua äänestysintoa, vaan edustajisto puskee päätöksiään varmalla, ~31 % mandaatillaan. HELP antaa arvoa sille, että yksittäinen opiskelija tuntisi tulevansa kuulluksi tietäen ainakin jonkun HYY-koneistossa lukeneen hänen näkemyksensä.
7. Kaavio päätöksentekoprosessista avoimesti saataville HYY:n nettisivuille

Missä järjestyksessä asioita HYY:ssä käsitellään? Tämä tieto on päätöksenteon ymmärtämisen kannalta aivan olennainen. HELP ehdottaakin, että jäsenistölle avoimuuden ja selvyyden nimissä laaditaan graafinen kaavio, josta käy ilmi esimerkiksi HYY:n budjetin ja tavoiteohjelman laatimisen prosessikaavio.

8. Avoimuuden lisääminen HYY:n hallitusneuvotteluihin

Useissa muissa ylioppilaskunnissa hallituksen valintaan liittyvät prosessit ovat julkisempia ja hallitustyrkkyjen nimet ja osassa tapauksista myös hakemukset ovat koko jäsenistön saatavilla ylioppilaskunnan nettisivuilla. Esitämme, että myös HYY:ssä aletaan tarkastella hallituksen valintaan liittyvää menettelyä uudestaan tavoitteena luoda sellainen malli, missä tieto ehdokkaista, neuvotteluiden kulusta ja lopputuloksesta on helposti koko ylioppilaskunnan jäsenistön saatavilla reaaliaikaisesti. Pohdintaan voidaan tuoda myös se, onko nykyinen neuvottelumalli ylipäätään parhain tapa valita hallitus.